ninecheck.one · 资产管理和库存

每项资产都有一个二维码标签 — 一次扫描即可清点库存

记录设备、存放位置和负责人。用智能手机扫描资产标签，核对实物并保存盘点结果。

  • 导入和导出 Excel 文件
  • 批量创建二维码标签
  • 通过手机进行库存盘点

为什么选择 Ninecheck

通过电子表格进行库存需要花费数周的时间

手动资产管理的三个常见问题 - 以及二维码标签如何解决这些问题。

每个部门都有不同的电子表格，并且没有一个是最新的

资产在没有任何人更新文件的情况下移动房间或更改用户，因此在下一轮盘点期间会出现数百个差异。 每项资产一份工作记录。 位置、用户和条件的变化都会从标签中记录下来，以便授权人员使用相同的信息进行工作。

年终库存需要数周时间

团队将打印的表格从一个房间带到另一个房间，目视比较资产代码，写下笔记并稍后再次输入——每一步都会产生错误。 一次扫描即可完成一项资产检查。 工作人员用智能手机扫描标签，系统匹配每项资产并更新库存进度。

没有人记得设备的历史

多久修一次，谁使用过它，是否仍在保修期内？答案分散在电子邮件和人们的记忆中。 一次扫描即可获得资产生命周期。 分配、维修和保修信息保留在从标签打开的记录中，而不是依赖于一个人的记忆。

二维码内

Ninecheck 如何管理带有二维码标签的资产？

标签是物理物品与其数字记录之间的链接。扫描识别资产； Ninecheck 然后根据工作区和访问设置决定查看者可以看到或更新的内容。

每个资产都会收到唯一的记录和标签

该记录可以包含代码、名称、图像、描述、类别、位置、分配的用户、状态、价值、购买日期和可选的保修或折旧详细信息。

可见性控制扫描后发生的情况

资产可以仅限于管理员、分配的用户或工作区成员，或者公开为公共视图。二维码标签不会自动公开所有内部信息。

位置和类别使列表保持结构化

按类别和位置层次结构（例如办公室和楼层或工厂和生产区域）组织资产，然后按日常工作中使用的结构过滤列表。

一张盘点表冻结了盘点范围

创建库存轮次时选择一个位置或整个工作区。 Ninecheck 记录了预期的资产列表，因此后续的变动不会默默地改变该轮的原始范围。

扫描确认身份，工作人员确认现实

扫描找到匹配的资产。检查员仍记录其是否可用、损坏或丢失，并可以在库存表完成和锁定之前添加注释。

示例：检查公司笔记本电脑

LAP-HN-023 · Dell Latitude 7440 · 会计 · 河内办公室 / 5 楼 — 独特的 Ninecheck 资产标签：LAP-HN-023 — 扫描将打开匹配的资产记录。授权检查员确认其实际状况并将其添加到当前库存结果中。

发布前检查

  • 在导入或打印标签之前，为每项资产提供唯一、稳定的代码。
  • 检查所选可见性级别是否不会无意中暴露内部信息。
  • 将标签放在平坦、可触及的区域上，该区域在正常使用期间不会被覆盖。
  • 在批量打印之前，使用普通 iPhone 和 Android 手机测试打印的标签。
  • 当项目移动或更改用户时，更新记录而不是等待下一轮库存。
  • 在结清未决差异之前导出并审查最终库存报告。

推出资产二维码标签之前需要做出的 7 个决定

一个好的资产系统始于一致的数据和清晰的操作流程。该标签可以帮助工作人员获得记录，但它本身无法纠正不明确的所有权或过时的信息。

规范资产代码格式

使用保持稳定的图案，例如 LAP-HN-023 或 TOOL-FACTORY-A-018。请勿将已停用的代码重复用于其他项目。

导入前清理 Excel 文件

删除重复的行，规范名称并确认资产代码、位置和分配的用户。导入一个不整洁的文件只会将同样的混乱转移到新系统中。

首先定义类别和位置

就人们在日常工作中理解的结构达成一致。避免使用许多几乎相同的类别或位置名称，以免过滤和清点变得困难。

分配角色和查看权限

决定谁可以管理资产、运行库存和查看个人记录。仅对可以安全地向具有该标签的任何人显示的字段使用公共可见性。

选择适合环境的标签

办公设备、户外工具和工厂机器需要不同的粘合剂、表面保护和标签尺寸。让 QR 远离弯曲、受热、摩擦和可拆卸的盖子。

为每个人写一条库存规则

定义工作人员如何标记可用、损坏或丢失的物品，在注释中包含哪些证据以及由谁解决位置或用户差异。

在全面推出之前先在一个区域进行试点

导入一小组，打印和扫描真实标签，填写一份库存表并检查导出。在给整个组织贴上标签之前修复流程。

特点

资产生命周期的完整工具包

完整的资产记录

将资产的名称、代码、图像、部门、分配的用户、价值和保修详细信息保存在一个记录中。

批量QR标签打印

一次为许多资产创建独特的 QR 标签，并以可用于贴花打印的格式导出它们。

电话库存

打开盘点清单，扫描每个标签并记录资产是否存在、丢失、损坏或位于错误位置。

分配和返回

记录谁收到资产以及何时归还资产，以便在员工变动时更容易核实责任。

损坏和维修记录

扫描标签以打开正确的记录并报告设备上的问题，并将维修信息与资产一起保存。

自动提醒

跟踪保修期限、计划维护和折旧日期，以便负责团队能够按时采取行动。

基于角色的权限

为财务、IT、管理和员工提供适合其工作的查看和编辑权限。

报告和Excel导出

按部门、条件或价值汇总库存结果，并导出 Excel 文件以供审核或会计。

优点 / 局限性

优点

  • 将物理项目直接连接到正确的数字记录
  • 导入现有的 Excel 列表，而不是从头开始输入每个资产
  • 让多名授权员工在同一工作空间和库存流程中工作
  • 按状态、类别、位置和分配的用户过滤资产
  • 创建批量标签并导出库存结果以供进一步审核

局限性

  • 在系统变得可靠之前，必须对初始数据进行清理和标准化
  • QR 标签可能会被损坏、移除或放置在难以扫描的地方
  • QR 标签可识别资产，但不提供实时 GPS 跟踪或防止盗窃
  • 当移动、分配和条件变化未更新时，记录会变得不准确
  • 私人记录需要互联网访问、登录和正确配置的权限

它是如何运作的

只需 4 个步骤即可推出 Ninecheck

电子表格可以列出资产，但它们不会将列表连接到您面前的设备。 Ninecheck 为每件资产提供独特的记录和标签，以便授权工作人员可以在工作点扫描该物品、确认其状况并更新信息。

导入资产列表

导入现有 Excel 文件或单独添加资产及其名称、代码、类别、部门、分配的用户和保修。

打印并粘贴 QR 标签

Ninecheck 为每项资产创建独特的 QR 标签，以便您可以批量打印并将其粘贴到设备、家具或工具上。

扫描查看并更新

授权人员扫描标签以查看记录，确认其位置和用户，并记录资产的更改。

运行库存循环

对选定区域开始一轮，在系统匹配每个资产时进行扫描，然后检查差异并导出结果。

谁使用 Ninecheck

只要有资产，Ninecheck 就能提供帮助

公司办事处

管理笔记本电脑、显示器、家具和会议室设备，包括每件物品的位置以及当前持有该物品的人员。

信息技术部门

在一个连续的历史记录中跟踪设备从接收到分配、退货、维修、保修和报废的整个过程。

工厂和仓库

按区域整理机器和工具，检查现场状况并轻松查找下一次维护日期。

学校

按房间跟踪实验室设备、投影仪和教室家具，并记录负责每个项目的部门。

医院和诊所

为授权人员保留设备记录、当前位置、保修日期和检查时间表。

零售和餐饮连锁店

在一个系统中管理多个分支机构的资产，同时在每个地点运行单独的库存周期。

关于Ninecheck的常见问题

Ninecheck 与创建普通二维码有何不同？

普通的二维码只能打开固定内容或链接。 Ninecheck 还在每个唯一标签后面维护资产记录、工作空间权限、位置、用户、状态和库存结果。

我们可以导入当前的 Excel 资产列表吗？

是的。 Ninecheck 支持 Excel 导入和导出。在导入之前清理重复的行并标准化资产代码、类别和位置，以获得最佳结果。

员工是否需要专用的二维码扫描仪？

不需要。普通的 iOS 或 Android 手机可以扫描标签。打印质量、照明、标签条件和相机访问仍然会影响扫描。

扫描标签的任何人都可以看到资产记录吗？

这取决于资产的可见性设置。记录可以仅限于管理员、分配的用户或工作区成员，或者通过公共视图有意共享。

几个人可以进行库存循环吗？

工作区成员可以根据自己的角色和权限进行协作。使用一个定义的范围和检查规则，使它们的组合结果保持一致。

二维码标签是否显示资产的实时位置？

不需要。QR 可识别资产并打开其存储的记录。位置必须由授权用户更新或在盘点期间确认；该标签不是 GPS 跟踪器。

如果 QR 标签损坏怎么办？

为同一资产记录重新打印标签并在附加之前进行验证。不要仅仅因为物理标签需要更换而创建第二个资产。

Ninecheck 可以跟踪保修和折旧吗？

Ninecheck 资产记录可以选择存储保修期和折旧设置以及购买价值和日期。您的组织仍然需要定义和验证其使用的会计政策。

将您的资产列表变成人们可以在现场使用的流程

从干净的资产数据开始，标记一个小型试点组并完成一轮真正的库存，然后在整个组织中推广 Ninecheck。

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